Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (w/m/d) im Referat III.1 Forschung und Grundlagen
Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet
eine Bürosachbearbeiterin/einen Bürosachbearbeiter (w/m/d)
Entgeltgruppe 6 TVöD (Bund)
im Referat III.1 Forschung und Grundlagen
am Dienstort Bonn.
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben – Sie unterstützen die Kolleginnen und Kollegen Ihres Referates in allen Fragen der täglichen Büroorganisation.
- Veranstaltungsmanagement – Ihr Referat ist die Schaltstelle für die Bevölkerungsschutzforschung in Deutschland. Hierzu finden Veranstaltungen unterschiedlichster Formate, vom kleinen Arbeitsmeeting bis hin zum großen Fachkongress statt. Sie unterstützen bei der Terminfindung, Planung und Durchführung.
- Terminmanagement – Sie übernehmen das Terminmanagement für das gesamte Team und erinnern z. B. an die Einhaltung von Fristen.
- Beschaffung – Sie unterstützen bei der Vergabe von Aufträgen, kleinere Vergaben führen Sie eigenständig durch.
- Kommunikation und Korrespondenz – Sie betreuen die Funktionspostfächer des Referates. Soweit Sie Anfragen nicht eigenständig bearbeiten, steuern Sie diese an die fachlich zuständigen Kolleginnen und Kollegen.
- Dokumentenmanagement – Sie stellen sicher, dass jedes Dokument seinen digitalen oder physischen Platz in unserer Ablagestruktur findet und pflegen Daten für Dokumentationen.
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, im Idealfall mit Verwaltungsbezug z. B. als Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r bzw. den Abschluss der Fortbildung „Verwaltungslehrgang I“.
- Idealerweise haben Sie nach der Ausbildung bereits Berufserfahrung gesammelt, gerne administrativ in einem Bereich, der sich mit Forschung oder Forschungskoordination oder einem vergleichbaren Themenfeld beschäftigt.
- Sie haben sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office.
- Sie verfügen über sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Deutsch C2 gem. GER).
- Sie arbeiten gerne selbstständig und übernehmen Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich.
- Sie bereichern unser Team mit Ihrer Einsatzbereitschaft und Ihrem wertschätzenden Kommunikationsstil.
- Sie haben Spaß an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Partnern z. B. aus dem föderalen oder internationalen Umfeld.
- Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.
Unser Angebot
- Verbeamtung – Wir bieten bei Vorliegen der individuellen Voraussetzungen die Übernahme in ein Beamtenverhältnis an.
- Weiterbildung – Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.
- Flexible Arbeitszeit/Teilzeit/ortsunabhängiges Arbeiten – Sie gestalten Ihre Arbeitszeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team individuell. An feste Kernarbeitszeiten sind Sie nicht gebunden und haben zudem die Möglichkeit bis zu 60 % mobil zu arbeiten. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein an Ihre Bedürfnisse angepasstes Teilzeitmodell.
- (Deutschland-)Jobticket – Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir ein Jobticket und übernehmen einen Teil der Kosten.
- Wohnungswechsel – Wenn Sie bisher nicht in unserem Einzugsbereich wohnen und für Ihre Tätigkeit bei uns ein Umzug notwendig wird, unterstützen wir Sie ggf. durch Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Wohnungsfürsorge.
Das ist uns wichtig
- Diversität und Chancengleichheit – sind Bestandteil unserer Personalpolitik. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter und Nationalitäten.
- Gleichstellung von Frauen und Männern – haben wir uns zum Ziel gesetzt. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Frauen.
- Schwerbehinderte Menschen – berücksichtigen wir bei gleicher Eignung vorrangig. Wir verlangen lediglich ein Mindestmaß an körperlicher Eignung.
- Work-Life-Balance – unterstützen wir auf vielfältige Art.
- Bitte bewerben Sie sich bis zum 28.03.2024 ausschließlich online über das Bewerbungsportal unter https://bewerbung.dienstleistungszentrum.de/frontend/BBK-2024-013/index.html. Laden Sie dazu im Rahmen Ihrer Onlinebewerbung Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, aktuelle Qualifikationsnachweise über Ausbildungs- oder Studienabschlüsse, Arbeitszeugnisse bzw. dienstliche Beurteilungen, relevante Fortbildungs- und Sprachnachweise) als PDF-Dateien hoch (insgesamt max. 20 MB).
- Ausländische Bildungsabschlüsse – Wenn Sie Ihren Bildungsabschluss im Ausland erworben haben, bitten wir um Übersendung von Nachweisen über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen.
- Schutz Ihrer Daten – Wir verwenden Ihre Bewerbung ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens und vernichten sie nach dessen Abschluss unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.
- Ihre Ansprechpartner – Bei Rückfragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte unter Angabe der Kennziffer BBK-2024-013 an unser Personalreferat (personalgewinnung@bbk.bund.deE-Mail Adresse anzeigen). Für fachliche Rückfragen zu der ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Herr Dr. Söntgerath unter der Telefonnummer (0228-99550-4100) zur Verfügung.